Adern für den Informationsfluß:
Internet und Intranet.


© Heimo Ponnath, (Microsoft Business Journal 1/1997)

Neue Strukturen

Voraussetzung: Verfügbarkeit von Informationen

Intranet: Blutkreislauf der Unternehmensinformation

Einige Unternehmensbeispiele


Von einigen mehr, von anderen weniger beachtet, hat sich in der Geschäftswelt ein Paradigmawechsel vollzogen. Eines der wichtigsten Elemente der neuen Strukturen ist der optimale Informationsfluß. Sowohl für die Kommunikation innerhalb der Firma als auch nach außen werden Intranet und das Internet zu Schlüsselinstrumenten.

Adern für den Informationsfluß: Internet und Intranet.

Inzwischen dürften sich die Ergebnisse zahlreicher Untersuchungen, wie z.B. der ManTech-Studien herumgesprochen haben: Sie sagen übereinstimmend aus, daß Unternehmen in naher Zukunft nur noch dann erfolgreich sein werden, wenn sie es schaffen, sich von althergebrachten Strukturen zu lösen. Ehrwürdige Hierarchien, der Taylorismus und die Economics of Scale haben ausgedient, neue Werte bestimmen die Schlagkraft in der Wirtschaft. Die modernen Stichworte zum Erfolg lauten: Economics of Speed, Customizing, Total Quality und Outsourcing.

Der Vorteil durch Schnelligkeit (Economics of Speed) überwiegt heute den traditionellen Vorteil durch große Stückzahlen (Economics of Scale) beim wirtschaftlichen Erfolg eines Produkts. Die Zeit zwischen der Auftragserteilung und -erledigung oder die Spanne des Innovationszyklus geben immer häufiger den Ausschlag für die Auftragserteilung: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.

Die Fähigkeit eines Unternehmens, individuelle, maßgeschneiderte Problemlösungen liefern zu können (Customizing) ist entscheidend für die Kundenbindung. Das Ausmaß der Massenproduktion als Maßstab für eine Firma wird allmählich abgelöst durch ihre Problemlösungskompetenz.

Nicht nur so fehlerfrei wie nötig, sondern so fehlerfrei wie möglich muß jetzt gefertigt werden: Total Quality zielt dabei nicht nur auf die eigentliche Produktion, sondern auch auf die Kundenzufriedenheit während der gesamten Lebensdauer eines Produkts.

Strategische Allianzen von Unternehmen, die sich auf die Kernbereiche ihrer Fähigkeiten reduziert haben (Outsourcing) prägen die moderne Wirtschaft. Das Business Process Re-Engineering führt zur Gesundschrumpfung von Firmen und zum Auslagern vieler Bereiche zu Tocherfirmen, Subunternehmern etc..


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Neue Strukturen

Viele Unternehmen haben schon diese Herausforderung angenommen - mit mehr oder weniger Erfolg. Gefordert ist die Abkehr von traditionellen Strukturen, die Hinwendung zu größtmöglicher Flexibilität.

Davon sind zum Beispiel Managementhierarchien betroffen. Die alte Regel, daß eine Führungskraft fünf Mitarbeiter optimal beaufsichtigen kann, resultiert in einer Staffel von Führungsebenen. Die Kompetenz und der Informationsgrad in jeder Stufe sind dabei genau definiert. Von unten nach oben werden Berichte und Anfragen weitergereicht, von oben nach unten Anordnungen. Das ganze Verfahren frißt viel Zeit und Arbeitskraft - und Motivation. Seit den 90er Jahren geistert das Schlagwort vom Lean Management durch die Führungsetagen. Einige Kompetenzen wurden verlagert. Häufig hat es jedoch - falsch verstanden - lediglich die Ausdünnung der mittleren Führungsebenen bewirkt, die schwerfälligen Hierarchien aber im Grundsatz beibehalten.

Projektorientiertes Arbeiten an kundenspezifischen Problemlösungen verlangt völlig andere Managementstrukturen. Nicht mehr die Kontrolle der Mitarbeiter steht im Vordergrund, sondern es wird ergebnisorientiert kontrolliert. Ein realistisches Szenario: Für ein neues Projekt bildet sich ein kompetentes Team, das aus fähigen Mitarbeitern der Firma, externen Spezialisten (z.B. von Subunternehmen) und eventuell auch dem Kunden selbst besteht. Jedes Team arbeitet weitgehend ungehindert selbständig, es erhält ein großes Maß von Entscheidungskompetenz und hat Zugriff auf alle nötigen Informationen. Ähnliche Regeln gelten auch innerhalb des Teams für die einzelnen Mitglieder. Vertrauen tritt an die Stelle von Kontrolle. Der Manager hat überwiegend koordinierende Funktion.

Den Nutzen solcher Strukturen belegen inzwischen eine ganze Reihe von Fallstudien. Aber auch einige Fallstricke werden deutlich: Dem Atomisierungseffekt - der Vereinzelung von Teams - muß z.B. mit spezifischen Maßnahmen entgegengewirkt werden. Wolfgang Reitzle (BMW-Vorstand; zitiert bei P. Fischer: Die Selbständigen von morgen): "Der wichtigste Inhalt von Führung ist nicht mehr die Vorgabe von Aufgaben und die Kontrolle, also die klassische Machtausübung, sondern die Organisation selbststeuernder Prozesse." Und: "Das Management komplexer Systeme ist meiner Meinung nach die Herausforderung."


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Voraussetzung: Verfügbarkeit von Informationen

Eines der Merkmale hierarchischer Managementstrukturen ist die Informationspolitik. Wissen ist hier Macht. Jede Entscheidungsebene verfügt über die Fakten, die ihrem Kompetenzgrad entsprechen - eher etwas weniger, denn ein Informationsfluß von oben nach unten findet nur sehr begrenzt statt. Gar nicht so selten finden sich in solchen Strukturen Personen, die eifersüchtig über ihre Zuständigkeiten wachen, Informationen zurückhalten oder sie nur nach umständlichen Prozeduren herausgeben.

Wenn schon in den herkömmlichen Unternehmensstrukturen durch diesen Umgang mit Informationen Reibungsverluste auftreten, so gilt das um so mehr für die neuen Organisationsformen. Es ist geradezu existentiell, daß innerhalb und zwischen den projektorientiert arbeitenden Teams jederzeit alle Informationen ungehindert fließen können. Der Informationsfluß wird zum Blutkreislauf des Unternehmens, kommt er irgendwo zum Stocken, führt das zum Tod von Projekten.

Damit wird eine weitere Dimension von Managementaufgaben deutlich: Die optimale Organisation des Informationsflusses. Im Gegensatz zum vertikalen Nachrichtentransfer hierarchischer Systeme mit all seinen Problemen, hat man es hier mit einem horizontalen Fluß zu tun, mit Informationsnetzen. Jedes Team bildet solch ein Netz des ständigen Austausches und auch zwischen den Teams entsteht ein Webmuster von Informationskanälen - der erwähnten Gefahr der Atomisierung von Unternehmen kann dadurch Einhalt geboten werden. Interessant an dieser Informationsstruktur ist, daß sie ein anderes, konkretes Informationsnetz genau widerspiegelt: Das Internet besteht ebenfalls aus weltweit verteilten Netzen, die durch gewachsene Verbindungen untereinander verknüpft sind.

Das legt den Gedanken nahe, die Informationsstruktur eines Unternehmens auf digitaler Ebene zu realisieren. Das ist natürlich nichts neues, denn Firmennetze, in denen sich die EDV von Unternehmen abspielt, gibt es schon seit vielen Jahren. Die Technik von LANs und WANs läßt kaum mehr Wünsche offen. Die Frage ist nur, wie Unternehmen daraus ihren Nutzen ziehen! Denn auch in den Netzen von Unternehmen kann sich die hierarchische Struktur breitmachen. Das hat dann meist historische Ursachen: Einzelne Abteilungen bedurften zuerst der Unterstützung durch die Datenverarbeitung und je nach den Notwendigkeiten wurden verschiedene Architekturen eingeführt und allmählich ausgedehnt. Oft findet sich hier ein großer Zentralrechner, der die Zugriffe von allen angeschlossenen Terminals streng regelt - gemäß den Kompetenzen der jeweiligen Führungsebenen. Auch in den Fällen, in denen die Architektur zu Peer-to-Peer-Netzen führte, finden sich häufig Abgrenzungen der verschiedenen Abteilungen untereinander - sogar bis zur völligen informationstechnischen Insellage.

Und so traurig es klingt: Die oberen Führungsetagen vieler Unternehmen sind nach wie vor von EDV-Analphabeten besetzt, denn der Computer schwebt vielen noch immer ausschließlich als Hilfsinstrument für massenhaft anfallende einfache Arbeiten (wie Buchungswesen etc.) vor oder als Arbeitsgerät für Spezialisten (Konstruktion, Grafik etc.). Demzufolge verläuft dort der Informationsfluß in den klassischen Bahnen - einen Computer findet man nur auf dem Schreibtisch der Sekretärin und selten im Chefbüro.

Seit geraumer Zeit haben sich die Fähigkeiten von Computern allerdings erheblich erweitert: Sie können dank immer leistungsfähigerer Software auch zum wertvollen Instrument für Entscheidungsträger werden - z.B. durch Projektplanungs-Software. Und der wahre Wert dieses Instruments kommt erst dann ans Licht, wenn durch sinnvolle Vernetzung alle Fakten reibungslos zugreifbar sind. Gilt das schon für die herkömmliche Managementstruktur, dann ist es für moderne projektorientierte Teamformen unabdingbar, jederzeit alle Informationen auf einen Fingerdruck parat zu haben.


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Intranet: Blutkreislauf der Unternehmensinformation

Dieses Ziel läßt sich heute erreichen: Die Lösung heißt Intranet. Darunter versteht man ein unternehmensweites Datennetz, das nach den technischen Grundsätzen des Internet operiert. Dessen Basis bildet das Protokoll für den Datentransfer, genannt TCP/IP (Transmission Control Protocol/ Internet Protocol). Es handelt sich um einen Standard, der inzwischen für nahezu jede EDV-Hardware verfügbar ist. Der Datenstrom wird vom Sender in kleine Pakete aufgeteilt, übermittelt und vom Empfänger wieder zusammengesetzt. In jedem Paket ist auch die Adresse des Übermittlungsziels enthalten. Auf diese Weise ist es möglich, daß die einzelnen Pakete einer Sendung ganz unterschiedliche Wege bis zum Empfänger zurücklegen. Die Netzhardware sorgt dafür, daß der jeweilige Weg optimal funktioniert. Tatsächlich können große Teile eines solchen Netzes ausfallen ohne daß der Datenverkehr wesentlich beeinträchtigt wird. Dazu ist es allerdings nötig, die beteiligten Computer in ein maschenförmiges Netz einzubinden, das mehr als einen Weg zuläßt - auch das ist eines der Merkmale des Internet.

Ein weiteres Charakteristikum ist die Gleichbehandlung aller Computer im Internet: Ein schwachbrüstiger PC-XT genießt die gleichen Rechte wie der millionenschwere Superrechner. Jeder Netzteilnehmer hat eine ganz spezifische Adresse. Das System dazu nennt sich im Internet DNS (Domain Name System). Und schließlich gibt es im Internet noch eine Anzahl zusätzlicher Protokolle, die gewissermaßen TCP/IP verfeinern. Die wichtigsten davon befassen sich mit dem Transport von E-Mail (elektronischer Post), den NewsGroups (elektronische Diskussionsgruppen), FTP (File Transfer Protocol zur Übermittlung von Dateien) und vor allem HTTP (HyperText Transmission Protocol), dem Protokoll des World Wide Web (auch WWW genannt).

Besonders dieser zuletzt genannte Aspekt des Internet hat zum ungeahnten Boom der letzten Jahre beigetragen. Die moderne Form des WWW ist einfach, fast intuitiv, zu bedienen, erlaubt viele Gestaltungsvarianten vom einfachen Text über Bilder oder Grafiken bis hin zu multimedialen Inhalten und schafft durch sogenannte Hyperlinks (auf dem Bildschirm als farbig hervorgehobene Bestandteile erkennbar) schnelle Querverbindungen zu weiteren Informationen. Zudem gibt es eine Reihe von Instrumenten, die das WWW interaktiv arbeiten lassen.

Die gesamte Technik des Internet hat sich seit vielen Jahren millionenfach bewährt - eine gute Voraussetzung, sich ihrer auch innerhalb eines Unternehmens in Form des Intranet zu bedienen. Auch die physikalische Basis des Intranet ist altbekannt und erprobt: Es handelt sich dabei um die herkömmlichen Netzstrukturen der LANs und WANs - und natürlich um die diverse Computerhardware (Server, Router, Workstations etc.), die ohnehin schon im Einsatz ist.

Tatsächlich erhebt sich die Frage, weshalb man nicht schon seit langem Intranets einsetzt - wenn sich doch all diese Komponenten schon so lange bewährt haben. Einer der Gründe dafür, daß sich erst seit ein bis zwei Jahren Intranets verbreiten, ist die relativ späte Entwicklung leistungsfähiger und einfach zu handhabender Softwarelösungen. Diese Lösungen wuchsen mit der Bedeutung des World Wide Web - etwas ketzerisch betrachtet kann man die Millionen von Internet-Teilnehmern als freiwillige Betatester in der Entwicklung immer besserer Software sehen.

Heute gibt es integrale Softwarelösungen für fast alle Branchen. Sie sind so gestaltet, daß eine einheitliche Oberfläche (Client) für alle Nutzer (gleichgültig mit welchem Computertyp sie arbeiten) alle Aspekte des Informationsflusses zugreifbar macht. Ob es sich um Textdokumente, Datenbankeinträge, Terminpläne, Präsentationen, Tabellen, Nachrichtenverkehr, Teamdiskussionen und vieles andere mehr handelt - alles steht jedem Mitglied des Intranet sofort und in der jeweils sekundenaktuellen Fassung auf Tastendruck zur Verfügung. Und jedes Mitglied kann auf einfache Weise seine Beiträge dem gesamten Netz eingliedern.

Gewisse Einschränkungen sind von Fall zu Fall natürlich notwendig: Vertrauliche Personalunterlagen, Entwicklungsprojekte einer Forschungsabteilung etc. bedürfen nach wie vor einiger Zugangsbeschränkungen. Sie sollten nur den Teams verfügbar sein, die damit zu tun haben. Auch hier ist die Software so gestaltet, daß das Handling durch die Systemadministratoren eine Vielzahl von Varianten erlaubt - bei gleichzeitiger Minimierung des dazu nötigen Aufwandes. Alle Sicherheitsfragen - wie z.B. Redundanz wichtiger Bestände, Monitoring, Zugriffssicherungen, abgesicherte Übermittlung sensibler Daten etc. - sind inzwischen für ein Intranet gelöst.

Etwas komplexer verhält es sich bei der Anbindung von Unternehmensnetzen an das Internet. Zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen werden nötig, damit wirklich nur der Anteil von Informationen, der für die Öffentlichkeit gedacht ist, nach außen fließt. Auch hier sind durch die moderne Server-Software wirkungsvolle Problemlösungen vorhanden - wobei nicht verschwiegen werden soll, daß ein gewisses Restrisiko besteht, das sich aber durch Ausschöpfung aller Möglichkeiten minimieren läßt.

Die Frage nach dem Nutzen einer Internetanbindung kann kaum global beantwortet werden. Es gibt derzeit vermutlich kein Unternehmen, das von sich behaupten kann, einen kurzfristigen Profit aus seinen Internet-Aktivitäten zu ziehen. Der Gewinn aus solch einer Anbindung ist eher mittel- bis langfristig zu bemerken. Globalisierung ist eines der Stichworte dazu: Weltweit sind etwa 30 Millionen Computer durch das Internet verbunden - Entfernungen und Grenzen spielen keine Rolle mehr. Eine E-Mail nach Australien dauert etwa ebenso lange wie eine ins Nebenzimmer. Viele Firmen nutzen diesen weltweiten Markt auf die eine oder andere Weise - ob es sich um sekundenschnelle Börseninformationen von der anderen Seite der Welt handelt oder nur um die Sachertorte, die ein Wiener Anbieter nach Texas verkauft.

Die Präsentation eines Unternehmens im Internet eröffnet neue Möglichkeiten für das Image, die Werbung, die Public Relations. Recherchen zu diversen Fragen können zu einem Bruchteil des sonst nötigen Aufwands erledigt werden - seien es Patentfragen, Marktbeobachtungen, Fachliteratur unterschiedlicher Branchen, Akzeptanzuntersuchungen zu Produktplanungszwecken etc. Dabei soll aber nicht verschwiegen werden, daß besonders diese Art von Recherche erhebliches Fachwissen und die gute Kenntnis des Internet erfordert.

Statt mit aufwendigen WAN-Techniken (Frame-Relay etc.) können entfernte Verbindungen zu externen Mitarbeitern, anderen Niederlassungen, Subunternehmen etc. auch wesentlich preiswerter über das Internet geknüpft werden. Mit individuell vergebenen Zugangsberechtigungen kann dann auf diese Weise eine zeitweilige Einbindung ins Intranet oder zu Teilen davon realisiert werden. Das kann sogar bis zur Fernbedienung oder Ferndiagnose einzelner Rechner gehen oder zur Fernschulung von Mitarbeitern. Global verteilte Team-Mitglieder sind in der Lage, gemeinsam am einem Projekt, an einem Dokument zu arbeiten und dabei genau zu verfolgen, welche Team-Kollegen in welcher Weise ihren Beitrag geleistet haben.

Die Einsatzvarianten des Internet - und damit auch die von Intranets - sind also Legion. Und die Entwicklung ist noch lange nicht abgeschlossen. Bevor im folgenden beispielhaft einige Problemlösungen vorgestellt werden, soll noch einmal kurz zusammengefaßt werden:

1. Ein Paradigmawechsel erzwingt neue Wertvorstellungen in Unternehmen.

2. Diese veränderte Situation erfordert neuartige Managementstrukturen.

3. An die Stelle von Kontrolle tritt nun die Koordinierung von projektorientierten Teams, das Management komplexer Systeme.

4. Existentiell für diese neue Managementstruktur ist der optimale Informationsfluß im Unternehmen.

5. Das Intranet kann - eventuell in Verbindung zum Internet - der Blutkreislauf für diesen Informationsfluß sein.

6. Alle Komponenten für eine relativ aufwandarme Implementierung solcher Netze stehen zur Verfügung.


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Einige Problemlösungsbeispiele

Ontario Hydro ist mit neun Milliarden Dollar Jahresumsatz und etwa 22.000 Mitarbeitern der größte Stromerzeuger der kanadischen Provinz Ontario. Die Firma hat ihren Sitz in Toronto und versorgt mit seinen 69 Wasser-, fünf Nuklear- und sechs fossilen Kraftwerken nahezu alle Stadt- und Landregionen Ontarios mit Energie.

Solch ein Unternehmen kann nur dann kostenoptimiert und effizient funktionieren, wenn unkompliziert und schnell jederzeit aktuelle Fakten abrufbar sind. Besonders für drei Informationsaspekte wurde daher ein Intranet aufgebaut, das allen 6000 Mitarbeitern der Zentrale und weiteren in 50 Niederlassungen zugänglich ist: Es soll zum einen Manager dazu befähigen, auf elektronischem Weg gemeinsam an administrativen und Finanzberichten zu arbeiten. Zweitens dient es dem internen EDV-Dienst als Plattform für einen schnellen und transparenten Service. Und schließlich werden auch Firmeninformationen verschiedener Art darüber verteilt.

Alle der mehr als 6000 Computerplätze bieten mit MS Windows 95 oder NT zusammen mit MS Office 95 einheitliche Oberflächen. Mit dem MS Internet Explorer und einigen Add-Ons dafür sind sämtliche Inhalte des Intranet - auch MS Office-Dokumente - schnell und einfach auf den Bildschirm zu bringen und auch zu bearbeiten.

So wurden früher die Berichte der Manager einzeln zu Papier gebracht, von einem Mitarbeiter dann - unter Rücksprache mit den einzelnen Verfassern - zu einem Dokument verschmolzen und dieses dann verteilt. Heute ist den Managern die elektronische Form als Excel-Dateien im Intranet jederzeit zugänglich (Stichwort: Real-time Reporting) - und von ihnen eingefügte Änderungen oder Kommentare ebenfalls. Der Zeitgewinn liegt etwa bei einer Woche, die Kosten für Organisation, Papier, Druck etc. werden eingespart.

Ähnlich schnell und einfach arbeitet z.B. die Datenbankanbindung für den EDV-Service und die Verteilung von Firmeninformationen als Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen. Mit der beabsichtigten Einführung des Office 97 Paketes wird die Nutzung dieses Intranets dann noch flexibler zu gestalten sein.

Für das große New Yorker Verlagshaus HarperCollins ist das Internet ein vertrautes Medium. Schon seit über einem Jahrzehnt transportiert es Manuskripte darauf, führt Recherchen damit aus und meldet bibliographische Daten an die Library of Congress. Und die WWW-Präsenz des Hauses wurde schon vor einiger Zeit preisgekrönt.

Seit Ende 1995 ist das Intranet des Unternehmens im Aufbau und schon nach etwa einem halben Jahr war abzusehen, daß dadurch Kosten gespart werden bei der Softwarepflege und daß z.B. die Kommunikation der Mitarbeiter, Schulungen, der Vertrieb und das Marketing reibungsloser als zuvor funktionieren. Zwei Anwendungen - ein Online-Telefonverzeichnis und eine Schulungsdatenbank - sind erfolgreich im Einsatz.

Dem Telefonverzeichnis kommt im Verlag eine große Bedeutung zu: 500 Zweigstellen mit jeweils durchschnittlich zehn Computer-Arbeitsplätzen wurden früher zweimal jährlich mit dem Telefonbuch in zehn verschiedenen Versionen ausgestattet. Noch bevor die Druckfarbe trocken war, war es schon überholt. Heute ist es im Intranet möglich, sekundenaktuelle Informationen abzurufen dank der Verknüpfbarkeit des MS Internet Information Servers mit SQL-Datenbanken.

Etwa 500$ pro Computer waren früher im Unternehmen die Einrichtungs- und Unterhaltungskosten pro Computer. Das lag unter anderem an der heterogenen Hardwarelandschaft: Etwa 20% der Computer sind MacIntosh-Systeme, der Rest größtenteils PCs. Laut Lyle Anderson (EDV-Leitung) sind diese Kosten durch das Intranet auf 100$ gesunken - inklusive der Schulung. Außerdem sind Software-Updates wesentlich einfacher durchzuführen.

Das ebenfalls in New York ansässige Unternehmen Merryl Lynch ist vor allem ein Informationsdienst für mehr als 15.000 Anlageberater und ihre Klienten. Hier ist das Intranet Teil eines größeren Netzes namens TGA (Trusted Global Advisor). Beide Netze werden voraussichtlich Ende 1997 fertiggestellt sein.

Von den 650 Zweigstellen ist es bislang erst eine Handvoll, die schon Zugang zum Intranet haben, aber schon zeichnen sich die Vorteile ab. Geschwindigkeit in der Informationsversorgung ist gerade in dieser Sparte entscheidend. Früher mußten die Fakten als gedruckte Literatur bei der Zentrale angefordert werden oder es gab die Möglichkeit, über einen proprietären Online-Dienst Mitteilungen im ASCII-Format abzurufen. Das erstere dauerte mindestens ein Woche und der Online-Dienst konnte nur stark eingeschränkte Informationen liefern. Zusammen mit weiteren Hintergrundinformationen versandte das Unternehmen pro Jahr etwa 3,4 Millionen Kilogramm bedruckten Papiers!

Durch die Kombination von Microsoft Office, Microsoft BackOffice, SQL-Datenbanken und Microsoft Internet-Software ist es nun möglich, Abfragen direkt aus den Datenbanken praktisch mit momentaner Aktualität über das Intranet (oder auch TGA) zu beantworten. Im Gegensatz zum alten ASCII-Online-Dienst können die Antworten jetzt auch Grafiken, Tabellen etc. enthalten - und es gibt zusätzlich die Möglichkeit einer Stichwort- oder Stringsuche. Das Unternehmen rechnet damit, daß nach der Fertigstellung der beiden Netze die Kosten für gedrucktes Material auf 10% des derzeitigen Betrages fallen werden.

Mehr Details zu diesen und einer Reihe weiterer Beispiellösungen finden sich im World Wide Web auf dem Microsoft-Server. Die Adresse ist: http://www.microsoft.com/intranet/casestudies/casestudies-f.htm .


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Heimo Ponnath